会议历史

数百万年以前，当一只猿人发现猎物，他会以最快的速度找到其他同伴，大家聚在一起手舞足蹈比比划划，直到在场的人都弄清楚在什么地方有什么猎物，大家如何分工负责，怎么动身，如果遇到危险怎么逃脱……

拉斯科洞窟壁画，受伤的男子与野牛

数百万年以后，猿人的子孙后代们坐在一个封闭空间里，有人对着 PPT 滔滔不绝， 有人沉默不语，有人玩儿着手机……不管是猿人还是他的子孙后代，他们都做的是同一件事——开会。但不同的是，后者做不好看起来顶多搞砸工作，而前者做不好可能会死。

**人脑的缺陷让我们容易对当下的危险做出反应，而对潜在的、远期的危险视而不见。所以我们害怕凶悍的猎物，却不怕可能搞砸的工作。而这样的状态无异于温水煮青蛙。**代价不一定是一家公司的倒闭，但至少谋 杀了个人的时间和上升空间，以及成长的可能性。

如果你不想做那只青蛙，那就让开会更高效一些吧！

实践

第一个要点是，只开有必要、有准备的会，且到会即参会。

如果只是为了传达信息，这会就没必要开；如果有人和要讨论的工作并不相关，那他就没必要来。喋喋不休、跑题的人在会议中很让人讨厌，但这并不意味着沉默低头、毫无参与感的人就无辜。开会是工作流程中的一个环节，并且它几乎可以控制整个工作流程。如果你不主动参与会议，那么在与这场会议相关的工作当中，你也将全程被动。

不管你是话痨型还是沉默型，都可能根本就没有做好开会的准备。组织者最好提前为这场会议取个恰到好处的名字，其中包含会议目的和基本主题，而不是以 “例会”、“座谈会” 来一笔带过。每个人应该明确知道自己负责的部分——大到会议主题的提前思考、资料整理、选题准备、信息搜集，小到展示内容的准备、播放设备的配备和熟悉，另外还有——谁来负责会议纪要、谁来负责流程把控。一般来说，最好让领导以外的人做主持人，在流程把控和时间控制上拥有独立权限。

第二个要点是，妥善安置你的电子设备。

如果不是特殊情况，开会不许带手机电脑、只能带纸笔的硬性规定已经有些过时了。毕竟对于有些人来说，他们要讨论的主体内容就在自己的电脑甚至手机里。而敲键盘做笔记也成为了他们的常态，有的甚至直接通过手机无线投屏电脑或直接投影来演示工作内容。

在这种情况下，要避免玩儿手机等情况出现，不如在会议室一角准备一个手机安置区域，并让大家调节为静音。

另外，很多公司总是为会议室准备一台配置低下、软件少得可怜的笔记本，让同事们来回插拔 U 盘以达到临时演示的目的。**为了保险起见，你得抱着自己的笔记本，当然，最好考虑到接口问题。**如果你带着 Type-C 接口的电脑没带转接头，最好祈祷你将遇到的是一个支持无线功能的投影。

对了，不要忘了随身带个 U 盘，以备不时之需。

第三个要点是，别把 PPT 看得太重要。

PPT 只有近 40 年的历史，而开会这件事儿有几百万年！你通宵达旦做的一份精美的 PPT 不一定能解决或厘清问题，它就像金融时报专栏作家 Lucy Kellaway 所说，上演了一个让事情变得既过于简单又过于复杂的奇迹。如果参会人把 PPT 大声朗读一遍就等于会议完成，那么 PPT 没什么用的感觉就尤为明显。

在大多会议中，投影或大屏展示的本质，不是放一份 PPT 来说服他人，而是**尽量让所有人把视线和注意力聚焦在一起，按照提前准备好的议程解决问题。**你的投影上播放的可以是文档、图片、视频、远程会议对象，你也可以通过项目面板在当下让所有人明确自己的任务，或者通过工作软件界面，让大家了解你的设计过程，当然也可以是一份思维导图，让大家一起头脑风暴，迸发奇思妙想。

目前市面上的一些投影已经可以做到相对较高的分辨率和画质，而且不像从前那样挑光线、挑环境，所以，完全满足播放不同内容的需求。

而像谷歌这样的公司甚至会另外准备两台投影仪，一台播放会议纪要，由专人实时记录，让所有人明确知道，现在进行到哪一步，以此解决注意力分散、沟通不一致的问题；另一台放着一个大大的计时器， 随时提醒大家注意时间，特别是提醒那些喜欢喋喋不休的同事或领导们，该歇息了。

当然，你也可以借用多设备同时投影的功能来达到这一效果。

第四个要点是，注意开会礼仪，切勿啰嗦、跑题、插话、人身攻击。

个体能力有限，才会需要群体协作去完成更加复杂的事情。但群体也有明显的弊病，那就是个性不一、责任分散明显、沟通障碍巨大。**开会就是要明确责任、解决沟通障碍，来保障群体在意识和行动上的一致性。**而啰嗦、跑题、插话、人身攻击都会打破这种一致性，从而影响作为群体的判断和行动效率。

通过投屏让所有人看到计时器、实时可见的会议纪要都是解决这一问题的绝佳方案。而像《罗伯特议事规则》这样的著作，更是给出了更加丰富和细致的原则和做法。比如为了防止跑题，最好先说结论或观点，再解释为什么；为了防止插话，一定举手发言甚至只能对主持人讲话而不能直接与他人对话，这也在一定程度上解决了人身攻击问题。同时，由于发言次数和时间等限制，啰嗦问题自然也会被解决。

总结

总的来说，要高效地开会，最好提前做好准备而不是到个人就可以。如果你要参与演示或讲演，最好妥善安置和提前准备你的电子设备。不要把 PPT 看得太重要，更重要的应该是有聚焦、有主题。最后，注意开会礼仪，防止啰嗦、跑题、插话甚至人身攻击。