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番茄工作法

三种清单样式

  1. 活动清单
时间 活动清单 需要的番茄数
写一封年中总结 4
做下周的工作和生活计划
2020.10.01 重温电影《重庆森林》 2
……
  1. 今日执行清单
时间 今日待办 可使用番茄数:16
做下周的工作和生活计划 ✘ _ ✘
打扫房间 ✘ ▢
买车票 ✘ ◯
和产品经理沟通线稿设计 ▢ ▢ ▢
苹果设计资料收集
计划外紧急事件
取快递
15:30 发送文案给同事
……
  1. 记录表
日期 时间 任务类型 任务描述 估测 实际 差值 备注
8.8 9:00 计划 做下周工作和生活计划 1 2 1 权重还不太明确
8.8 13:30 劳动 打扫房间 3 3 0
8.8 15:00 写作 写一篇博客 6 5 1 没有确立博客主题
……

五个基本流程

计划

一天的开始,从你的活动清单当中挑选出你今天需要完成的任务,按照优先级排列在今日待办当中。

追踪

25分钟

打开计时器,设定一个 25 分钟倒计时,从今日待办中的第一项任务开始工作。这 25 分钟内,不可以做当前任务外的任何事情,也不可以被其他人或事打断。否则,这个就是个烂番茄,你需要重新开始。一个完整的番茄结束后,在今日待办中对应的任务后面,打上一个 “×”。

小息

接下来的 3~5 分钟,你不能做任何跟当前工作相关的事情,当然,你可以喝点儿、吃点儿、走一走,和周围人聊聊天儿。休息完成后,重复以上步骤开始第二个番茄。

长息

直到第四个番茄结束后,进入长时间的休息——15~30 分钟,同样不能做跟当前工作相关的任何事情,重点是不能给大脑增加任何负担

结束

当你完成一项任务,用笔直接划掉。假如此时你当前的番茄时钟还没结束,那就回顾或检查刚才的工作;但如果任务结束后你当前的番茄才进行不到 5 分钟,那就把它作废。如此往复直到一天的工作结束。

记录

在事先准备的记录表上,写上具体的日期、时间、任务,以及使用的番茄数量。当然,你也可以在备注中写上自己获得的成果、遇到的问题。把这些作为你的原始数据

分析

从原始数据中,分析出有用信息。比如,我在哪些地方花费了过多的番茄时钟?哪些地方可以更高效一些?

可视化处理

把觉得有效的信息标记出来,以便在长期实践中,督促自己进步。

时间背后的理论

根据 Bergson 和 Minkowski 的理论,时间具有生成性(Becoming)和事件的连续性(The succession of events)两个特点。

我们有了具体的日期、时、分、秒的定义,才有了 DDL、迟到等概念,也才有了随之而来的时间流逝感、焦虑感。但如果我们用一个个的具体事件去衡量——吃饭、洗澡、背一篇文章——事件的连续性所带来的焦虑感就会随之减少。Francesco 认为,番茄时钟正是利用这种基本原理,来减缓时间焦虑的。

但还有一部分焦虑来自内外部的频繁打断

  • 内部因素主要来自你自己。神奇的大脑和身体机能不知道什么时候会冒出一个奇妙的想法。比如你突然饿了、或者你突然想知道陈奕迅的下一场演唱会什么时候开。你得在你的记录表今日待办表上标记一下,表示你被打断了,打个顿号 “、” 或者画上你喜欢的其他简短符号,都可以。
  • 外部因素也显而易见,你要做的事情是:快速记录、推迟打断你的这件事并写进日程表,询问打断你的人是否同意。记录方法和内部打断类似,但你最好选用不一样的符号,比如短横线 “-”。

如果这件事儿今天或者待会儿就得完成,在今日待办下方的**“计划外紧急事件”**部分写上它,然后继续做当前工作。如果这事儿不一定要今天做,那就写进活动清单,并给它标注截至日期。

这样一来,一天结束,今日待办表上将有足够多的符号标识,你可能从来都没意识到被打断的频率有如此之高。写进计划外紧急事件当中的事情有可能在你休息的间隙处理掉了,有可能后来发现没必要,又直接删掉了。不论如何,要注意的是,打断的另一面也可能是任务。与其避免打断,不如主动出击

更详细的评估

当你明确知道如何处理打断之后,你将可以从活动清单开始,进行更加精确的时间估算。在活动清单中,划掉因为时间关系可能已经失去意义的任务,然后为剩下的每一项任务估算需要的番茄数(必须是整数)。如果一项任务需要 5~7 个甚至更多番茄,那就拆分为小任务。如果多项任务估算值小于1个番茄数,那就可以酌情将它们整合在一起来完成(如打电话、发邮件)。

更精确的番茄数估算,可以方便我们把活动清单中的任务合理安排进今日待办中。在右侧用方框表示你预估的番茄数,总体任务不超过当日可用番茄数

完成一个番茄,打上一个 “×”,完成一项任务,划掉它。如果一项任务完成后,发现预估番茄数还有剩余,留空即可;如果一项任务花费的番茄数比原来多,那就再行预估,用圈表示,用掉的番茄仍然画 “×”。如果二次预估还不够,就进行三次预估,画个其他符号(比如三角)。

一天的工作结束后,在记录表上写上详细记录。长时间坚持,尽量消除三次预估,甚至二次预估,以达到更加精确的目的。

注意事项

  1. 番茄只有整数个,没有半个或者零点几个番茄;
  2. 有条件的话,建议不使用手机 APP 作为番茄时钟,虽然有极少数的人确实能够避免手机的打扰;
  3. 没有硬性规定一个番茄必须是 25 分钟,或者必须休息 5 分钟,你可以根据自己的具体条件设定时间长短。但人的注意力是有限的,25~30 分钟对大多数人是比较适宜的时长,过长的时间反而无法达到效果;休息时间也不宜过长,并且休息时间中,一定不要做和当下工作相关的任何事情;
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